DOMAIN 3. MANAJEMEN SPBE. ASPEK 5 – PENERAPAN MANAJEMEN SPBE – Indikator 27 : Tingkat kematangan penerapan manajemen Perubahan.

  • Level 1. Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE belum atau telah dilaksanakan. Kondisi: Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan tanpa perencanaan. • Belum ada kegiatan, atau kegiatan diselenggarakan secara adhoc
  • Level 2. Kriteria tingkat 1 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan dengan perencanaan. Kondisi: Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan oleh sebagian unit kerja/perangkat daerah terkait di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah dengan caranya masing-masing. Data dukung : • Adanya renja terkait manajemen perubahan, rencana perubahan/upgrade.
  • Level 3 Kriteria tingkat 2 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan oleh semua unit kerja/perangkat daerah terkait di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sesuai pedoman perubahan. data dukung : • Adanya prosedur formal yang mencakup proses umum, manajemen perubahan SPBE pada SEMUA unit kerja.
  • Level 4 Kriteria tingkat 3 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE telah dilakukan reviu dan evaluasi. Data dukung : • Notulensi rapat/laporan evaluasi/telaahan manajemen perubahan
  • Level 5 Kriteria tingkat 4 telah terpenuhi serta hasil reviu dan evaluasi telah ditindaklanjuti melalui perbaikan Manajemen Perubahan SPBE. Data dukung : • Hasil/rapat tindak lanjut laporan evaluasi manajemen perubahan.

Manajemen perubahan SPBE adalah suatu proses yang sistematis dan terencana untuk mengelola perubahan yang terjadi dalam organisasi akibat implementasi SPBE. Tujuannya adalah untuk memastikan kelancaran transisi dan keberhasilan implementasi SPBE, serta untuk memaksimalkan manfaat yang dapat diperoleh dari SPBE

Manajemen perubahan SPBE mencakup beberapa elemen penting, yaitu:

1. Perencanaan dan Pengorganisasian:

  • Menyusun rencana dan strategi manajemen perubahan SPBE yang terintegrasi dengan rencana strategis organisasi.
  • Membentuk tim manajemen perubahan SPBE yang terdiri dari individu-individu yang kompeten dan berpengalaman.
  • Menetapkan target dan indikator kinerja untuk mengukur keberhasilan manajemen perubahan SPBE.

2. Komunikasi dan Edukasi:

  • Mensosialisasikan visi, misi, dan tujuan SPBE kepada seluruh pemangku kepentingan.
  • Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang manfaat SPBE bagi individu, organisasi, dan masyarakat.
  • Mengklarifikasi kesalahpahaman dan keraguan terkait SPBE.

3. Pelatihan dan Pendampingan:

  • Memberikan pelatihan dan pendampingan kepada pengguna dalam mengadopsi sistem dan proses baru.
  • Membantu pengguna dalam mengatasi hambatan dan kendala dalam menggunakan SPBE.
  • Memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar pemangku kepentingan.

4. Pengelolaan Perlawanan dan Keberatan:

  • Mengidentifikasi dan memahami akar penyebab resistensi terhadap SPBE.
  • Mengembangkan strategi komunikasi dan edukasi untuk mengatasi resistensi.
  • Membangun komitmen dan dukungan dari para pemangku kepentingan.

5. Monitoring dan Evaluasi:

  • Mengumpulkan data dan informasi terkait kemajuan implementasi SPBE.
  • Melakukan analisis dan evaluasi untuk mengukur dampak SPBE.
  • Memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan SPBE.

6. Koordinasi dan Kolaborasi:

  • Bekerja sama dengan unit-unit lain di organisasi untuk memastikan integrasi SPBE.
  • Berkolaborasi dengan organisasi lain dan pemangku kepentingan eksternal untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman.

Manfaat Manajemen Perubahan SPBE:

  • Memastikan kelancaran transisi dan keberhasilan implementasi SPBE.
  • Meminimalisir resistensi dan keberatan terhadap SPBE.
  • Meningkatkan partisipasi dan dukungan dari para pemangku kepentingan.
  • Memaksimalkan manfaat yang dapat diperoleh dari SPBE.

Berikut adalah beberapa dasar hukum pelaksanaan manajemen perubahan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik):

Peraturan Presiden:

  • Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
  • Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2021 tentang Tata Cara Koordinasi Pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Peraturan Menteri:

  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan
  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Manajemen Risiko dalam Penyelenggaraan SPBE

Peraturan Lainnya:

  • Peraturan BPK Nomor 3 Tahun 2023 tentang Pedoman Manajemen Perubahan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
  • Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 14 Tahun 2022 tentang Akselerasi Implementasi SPBE

Dasar hukum di atas menjelaskan tentang:

  • Kebijakan dan strategi nasional terkait SPBE, termasuk manajemen perubahan.
  • Tugas dan tanggung jawab berbagai pihak dalam implementasi SPBE, termasuk unit pelaksana manajemen perubahan.
  • Pedoman dan panduan untuk melaksanakan manajemen perubahan SPBE.
  • Mekanisme koordinasi antar berbagai pihak dalam implementasi SPBE

Contoh Kertas Kerja Manajemen Perubahan SPBE

Berikut adalah contoh kertas kerja yang dapat digunakan dalam manajemen perubahan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik):

1. Kertas Kerja Analisis Dampak:

  • Tujuan: Mengidentifikasi dan menganalisis dampak implementasi SPBE terhadap berbagai aspek organisasi, seperti struktur organisasi, proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi informasi.
  • Isi:
    • Deskripsi singkat tentang SPBE yang akan diimplementasikan.
    • Pemetaan proses bisnis yang akan terpengaruh.
    • Analisis dampak terhadap struktur organisasi, SDM, dan TI.
    • Rekomendasi untuk mitigasi risiko dan dampak negatif.

2. Kertas Kerja Strategi Komunikasi:

  • Tujuan: Menyusun strategi komunikasi yang efektif untuk mensosialisasikan SPBE kepada seluruh pemangku kepentingan.
  • Isi:
    • Target audience dan pesan komunikasi yang ingin disampaikan.
    • Saluran komunikasi yang akan digunakan (misalnya: sosialisasi, pelatihan, media sosial).
    • Jadwal dan anggaran untuk kegiatan komunikasi.
    • Indikator keberhasilan strategi komunikasi.

3. Kertas Kerja Rencana Pelatihan:

  • Tujuan: Menyusun rencana pelatihan yang komprehensif untuk membantu pengguna beradaptasi dengan sistem dan proses baru.
  • Isi:
    • Sasaran pelatihan dan kebutuhan belajar pengguna.
    • Materi pelatihan dan metodologi pembelajaran.
    • Jadwal dan lokasi pelatihan.
    • Tim pengajar dan anggaran pelatihan.
    • Evaluasi dan tindak lanjut pelatihan.

4. Kertas Kerja Manajemen Resistensi:

  • Tujuan: Mengidentifikasi potensi resistensi terhadap SPBE dan merumuskan strategi untuk mengatasinya.
  • Isi:
    • Jenis-jenis resistensi yang mungkin terjadi.
    • Akar penyebab resistensi.
    • Strategi komunikasi dan edukasi untuk mengatasi resistensi.
    • Inisiatif untuk membangun komitmen dan dukungan dari para pemangku kepentingan.

5. Kertas Kerja Monitoring dan Evaluasi:

  • Tujuan: Mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi untuk mengukur kemajuan implementasi SPBE dan dampaknya terhadap organisasi.
  • Isi:
    • Indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kemajuan SPBE.
    • Mekanisme pengumpulan data dan analisis.
    • Jadwal pelaporan dan evaluasi.
    • Tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi.

Instrumen untuk Melakukan Monitoring dan Evaluasi Manajemen Perubahan SPBE

Berikut adalah beberapa instrumen yang dapat digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi (Monev) manajemen perubahan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik):

1. Kuesioner:

  • Kuesioner dapat digunakan untuk mengukur tingkat pemahaman, kepuasan, dan dukungan dari para pemangku kepentingan terhadap SPBE.
  • Kuesioner dapat didistribusikan kepada pengguna SPBE, pegawai, pimpinan organisasi, dan mitra eksternal.
  • Hasil kuesioner dapat memberikan informasi tentang area yang perlu diperbaiki dalam manajemen perubahan SPBE.

2. Wawancara:

  • Wawancara dapat dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang pengalaman dan pandangan para pemangku kepentingan terkait SPBE.
  • Wawancara dapat dilakukan dengan individu atau kelompok, seperti pengguna SPBE, tim manajemen perubahan, dan pakar SPBE.
  • Hasil wawancara dapat membantu mengidentifikasi hambatan dan resistensi terhadap SPBE serta solusi yang potensial.

3. Observasi:

  • Observasi dapat dilakukan untuk mengamati langsung bagaimana SPBE diimplementasikan dan digunakan dalam organisasi.
  • Observasi dapat dilakukan terhadap proses bisnis, penggunaan sistem, dan interaksi antar pengguna.
  • Hasil observasi dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan antara teori dan praktik dalam implementasi SPBE.

4. Analisis Data:

  • Analisis data dapat dilakukan untuk mengukur dampak SPBE terhadap kinerja organisasi.
  • Data yang dapat dianalisis antara lain:
    • Data penggunaan sistem SPBE.
    • Data kinerja organisasi, seperti waktu pelayanan, tingkat kepuasan masyarakat, dan efisiensi anggaran.
    • Data hasil survei dan wawancara.
  • Hasil analisis data dapat membantu menunjukkan manfaat dan efektivitas SPBE.

5. Laporan dan Dokumentasi:

  • Laporan dan dokumentasi terkait manajemen perubahan SPBE perlu dikumpulkan dan dianalisis.
  • Laporan dan dokumentasi ini dapat berupa:
    • Rencana dan strategi manajemen perubahan.
    • Notulen rapat tim manajemen perubahan.
    • Laporan pelatihan dan pendampingan.
    • Hasil monitoring dan evaluasi.
  • Analisis laporan dan dokumentasi dapat membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dalam manajemen perubahan SPBE.

Selain instrumen-instrumen di atas, penting juga untuk:

  • Menentukan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kemajuan implementasi SPBE.
  • Menetapkan target dan timeline untuk mencapai KPI.
  • Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan.
  • Melibatkan para pemangku kepentingan dalam proses Monev.
  • Tindak lanjut hasil Monev untuk melakukan perbaikan dan peningkatan dalam manajemen perubahan SPBE

Pertanyaan Survey Manajemen Perubahan

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat digunakan dalam survey manajemen perubahan:

1. Kesadaran dan Pemahaman:

  • Seberapa familiar Anda dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)?
  • Apa yang Anda pahami tentang tujuan dan manfaat SPBE?
  • Seberapa yakin Anda bahwa SPBE dapat membawa perubahan positif bagi organisasi?

2. Kesiapan dan Dukungan:

  • Seberapa siap Anda untuk menggunakan sistem dan proses baru dalam SPBE?
  • Seberapa besar dukungan Anda terhadap implementasi SPBE di organisasi?
  • Apa saja hambatan yang Anda rasakan dalam mengadopsi SPBE?

3. Pelatihan dan Pendampingan:

  • Seberapa puas Anda dengan pelatihan yang diberikan terkait SPBE?
  • Apakah Anda merasa mendapatkan cukup pendampingan dalam menggunakan sistem dan proses baru?
  • Apa saja kebutuhan pelatihan dan pendampingan yang Anda rasakan masih kurang?

4. Komunikasi dan Edukasi:

  • Seberapa puas Anda dengan komunikasi yang dilakukan terkait SPBE?
  • Apakah Anda merasa mendapatkan informasi yang cukup dan jelas tentang SPBE?
  • Saluran komunikasi apa yang Anda inginkan untuk mendapatkan informasi tentang SPBE?

5. Dampak dan Manfaat:

  • Apakah Anda merasakan adanya perubahan dalam cara kerja Anda setelah implementasi SPBE?
  • Apa saja manfaat yang Anda rasakan dari implementasi SPBE?
  • Apakah Anda merasakan adanya kendala atau hambatan dalam implementasi SPBE?

6. Saran dan Masukan:

  • Apa saran dan masukan Anda untuk meningkatkan implementasi SPBE di organisasi?
  • Apa harapan Anda untuk masa depan SPBE di organisasi?

sumber : https://gemini.google.com/